根据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》规定,单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;本单位没有设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管,但是出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。按其发挥作用的时间的长短,将其保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、l0 年、l5 年、25 年五类,属于最低保管期限。各类会计档案的具体保管期限,原则上按照《会计档案保管期限表》(附后)所列的期限执行。
值得注意的是:《中华人民共和国发票管理办法》第三十条规定“开具发票的单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票,不得擅自损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿,应当保存五年。保存期满,报经税务机关查验后销毁。”《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》第二十九条规定“账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当保存10年;但是,法律、行政法规另有规定的除外。” 因此会计档案中的以上相关资料的保存期限,应按特别规定优于一般规定执行。即已开具的发票存根联和发票登记簿,保存期限不得少于五年,而账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料保存期限不得少于10年 。
会计档案在保管期满后,可以按照下列程序销毁:第一,由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;第二,单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;第三,销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销;国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销;第四,监销人员在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
隐匿或故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告的行为,尚未构成犯罪的,按照《中华人民共和国会计法》第四十四条规定“由县级以上人民政府财政部门予以通报,可以对单位并处五千元以上十万元以下的罚款;对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,可以处三千元以上五万元以下的罚款;属于国家工作人员的,还应当由其所在单位或者有关单位依法给予撤职直至开除的行政处分;对其中的会计人员,并由县级以上人民政府财政部门吊销会计从业资格证书。” 情节严重构成犯罪的,按照《中华人民共和国刑法》第一百六十二条规定:“处五年以下有期徒刑或者拘役,并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。单位犯前款罪的,对单位判处罚金,并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,依照前款的规定处罚。”
授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证、会计帐簿,编制虚假财务会计报告或者隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告,尚未构成犯罪的,按照《中华人民共和国会计法》第四十五条规定“可以处五千元以上五万元以下的罚款;属于国家工作人员的,还应当由其所在单位或者有关单位依法给予降级、撤职、开除的行政处分。” 构成犯罪的,应当作为共同犯罪,定罪处罚。即对“情节严重的”,可“处五年以下有期徒刑或者拘役,并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。”“单位犯前款罪的,对单位判处罚金,并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,依照前款的规定处罚。”依法追究刑事责任。
而作为纳税人而言,隐匿、擅自销毁账簿、记账凭证的行为,是《中华人民共和国税收征收管理法》第六十三条规定的偷税情形之一。按照此条款规定,“由税务机关追缴其不缴或者少缴的税款、滞纳金,并处不缴或者少缴的税款百分之五十以上五倍以下的罚款;构成犯罪的,依法追究刑事责任。”另外在税务检查期间,纳税人、扣缴义务人转移、隐匿、销毁有关涉税资料的则属于《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》第九十六条规定的情形之一,依照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条“纳税人、扣缴义务人逃避、拒绝或者以其他方式阻挠税务机关检查的,由税务机关责令改正,可以处一万元以下的罚款;情节严重的,处一万元以上五万元以下的罚款。”